Préparer une réunion d’équipe

28 mars 2018

Préparer une réunion d'équipe

Réunir son équipe autour d’une thématique permet la performance et la cohésion. Bien préparée et animée, la réunion rend possible la communication avec les collaborateurs et permet de les impliquer. Cette réunion est l’occasion d’un moment de partage productif, au cours duquel chacun se sent acteur.

Pour qu’une réunion aboutisse à des résultats concrets, il faut respecter quelques étapes :

  1. Préparation de la réunion.

Avant tout, posez-vous la question de l’utilité de cette réunion. Est-elle vraiment nécessaire ? Parler individuellement ou de manière informelle aux personnes concernées ne suffit-il pas ? Une fois ces réponses obtenues, vous pouvez passer à la suite.

Il vous faut définir une fréquence des réunions, sauf si ces dernières sont ponctuelles. Définir le moment de cette réunion : à quelle heure ? combien de temps ? Les réunions récurrentes doivent être fixées et avoir une durée déterminée, afin de mettre les participants en confiance et assurer une stabilité. Par la suite, il sera nécessaire d’identifier un lieu fixe.

Une fois le cadre posé, vous allez devoir fixer l’ordre du jour et inviter les personnes directement concernées. Les participants doivent connaître l’ordre du jour avant la réunion. Pour cela envoyez un mail ou communiquez-le de vive voix.

  1. Animer une réunion

Une fois tout le monde installé, énoncez l’objet de cette réunion. Rappelez à vos collaborateurs sa durée et distribuez les supports. Attention, n’abusez pas de ces derniers. S’ils sont surchargés, vos collaborateurs seront perdus et moins enclins à vous écouter.

Pour rendre une réunion dynamique, vous pouvez faire participer les différents membres en demandant leurs avis et idées. Regardez tous vos collaborateurs, ayez une écoute active, rebondissez sur les sujets qu’ils abordent. La réunion sera plus vivante ainsi. Attention, ne mobilisez pas la parole.

Méfiez-vous toutefois à l’heure qui tourne. Il est important de surveiller la durée des échanges tout au long de la présentation. Un dépassement peut entraîner un manque d’attention.

N’oubliez pas le plus important : réaliser un compte rendu de cette réunion. Désignez une personne qui devra, tout au long de la réunion, noter tous les points clés, les objectifs et les idées. Ce document sera à transmettre aux participants dans les plus brefs délais.

  1. Conclure la réunion

La réunion est finie, vous avez abordé tous les sujets. Ne clôturez pas la réunion sans vous assurer que tous les sujets ont étés compris de tous.

Certaines réunions nécessitent de mettre en place un plan d’action : Définir quoi, quand, qui, où, comment.

Veillez à ce que cet outil soit clair et en cohérence avec ce qui s’est dit lors de la réunion. Une fois élaboré, il doit être transmis à l’ensemble des collaborateurs.

6070 vues totales, 2 aujourd'hui

Mots-clefs : , , , ,

2s réponse à “Préparer une réunion d’équipe”

  1. Commentaire créé par monier le Mar 6th 2019 at 9 h 21 min: Répondre

    Bonjour,
    notre équipe a une réunion mensuelle le soir après le travail.Nos réunions sont pour ma part inefficaces du fait d’un manque de motivation de l’équipe et du manque de lisibilité. Aussi certains membres n’appliquent pas les décisions prises ensemble.EX Suite à une formation nous avions décidé que tout le repas serait distribué en une fois et que chaque enfant mangerait dans l’ordre qu’il lui convient. Certaines collègues distribuent le dessert à la fin. j’aimerais créer un questionnaire anonyme pour avoir l’avis et connaitre les attentes de l’équipe sur l’importance ou non des réunions.qu’en pensez vous.

    • Commentaire créé par Crèchemploi le Mar 7th 2019 at 17 h 38 min: Répondre

      Bonjour,
      Un questionnaire, sur ces réunions mensuelles, peut être une bonne idée pour comprendre le point de vue de chaque membre de l’équipe.
      Si les actions que vous décidez en équipe ne sont pas respectées par certains, cela pourrait également être un point à l’ordre du jour de la prochaine réunion. Ainsi ceux qui ne les respectent pourrons s’expliquer et les autres pourront également développer sur les bienfaits des actions qui ont été décidées.

      L’équipe de Crèchemploi

Laisser un commentaire

Votre adresse de messagerie ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *

Social media & sharing icons powered by UltimatelySocial